Zeiterfassung Excel

Die Zeiterfassung Excel ist eine Möglichkeit, die Arbeitszeit manuell zu erfassen. Vor allem bei flexiblen Arbeitszeiten und vielen Außeneinsätzen der Mitarbeiter ist eine genaue Arbeitszeiterfassung äußerst wichtig.

Was ist bei der Zeiterfassung Excel zu beachten?

Eine Zeiterfassung Excel kann für Unternehmen mit einer kleinen Anzahl von Mitarbeitern Sinn machen. Dabei ist es wichtig, die einzelnen Arbeitsstunden der Mitarbeiter sorgfältig und regelmäßig zu dokumentieren – am besten am selben Tag der Erbringung der Arbeitszeit. Nur so leistet die Zeiterfassung mit Excel auch einen Nutzen und einen brauchbaren Arbeitsnachweis.

Um ein Zeiterfassungssystem mit Excel erfolgreich einzuführen, sollte es vor allem leicht zu handhaben und übersichtlich sein. So wird die Wahrscheinlichkeit erhöht, dass die Mitarbeiter ihre Arbeitszeiten regelmäßig einpflegen. Hier ist eine entsprechende Farbgestaltung und Formatierung sinnvoll. Um Arbeitnehmern und Arbeitgebern Zeit und Aufwand zu ersparen, müssen außerdem bestimmte Berechnungen in die Excel-Tabelle eingebunden werden. Der Mitarbeiter trägt Start und Ende seiner Arbeitszeit inklusive Pausenzeiten in die Tabelle ein und anschließend wird automatisch berechnet werden, wie viele Stunden geleistet wurden. Auch eine Formel zur Darstellung von Plus-/Minusstunden ist hilfreich.

Nach Erstellung der Excel-Tabelle kann diese per Mail an die Mitarbeiter verschickt werden. Dabei sollte auch eine genaue, verständliche Anleitung enthalten sein. Auch hinzuzufügen ist die Information, in welchem Zeitabstand der Stundenzettel zurückgesendet werden soll und wie die entsprechende Datei benannt werden soll (z.B. Name Vorname Kalenderwoche). So können die jeweiligen Stundenzettel einfach geordnet und den Mitarbeitern zugeteilt werden.

Zeiterfassung Excel oder App?

Die manuelle Zeiterfassung Excel kann vor allem bei steigenden Mitarbeiterzahlen schnell zeitaufwendig und unübersichtlich werden. In dem Fall gibt es auch die Möglichkeit, die Arbeitszeiterfassung per App vorzunehmen. Die Zeiterfassung App von stressfrei solutions bietet eine einfache und zuverlässige Arbeitszeiterfassung und viele weitere Funktionen. Beispielsweise können zusätzlich Fotos hochgeladen, Checklisten hinterlegt oder der Materialverbrauch erfasst werden. Folgende Funktionen sind in der App enthalten:

Bei Bedarf kann in der Zeiterfassung App die GPS-Funktion aktiviert werden. Dabei wird beim Starten und Stoppen der Arbeitszeiterfassung der Standort der Mitarbeiter ermittelt. So ist ein klarer Arbeitsnachweis für Kunden und Vorgesetzte gegeben. (Mehr)

Die Mitarbeiter erhalten zu jeder Zeit Einsicht über die erbrachten Stunden. Dabei kann geprüft werden, welche Stunden bereits vom Büro bestätigt wurden und welche noch bestätigt werden müssen. Auch Urlaubszeiten, Krankheitstage und Überstunden können eingesehen werden. Die Stundenübersicht wird in der Zeiterfassung App automatisch für jeden Mitarbeiter erstellt und jederzeit abrufbar. (Mehr)

Bei Aufgaben mit vielen einzelnen Arbeitsschritten ist es sinnvoll, eine Checkliste zu hinterlegen. Diese Checkliste kann in der Zeiterfassung App zum Beispiel für ein bestimmtes Objekt erstellt werden. Wiederkehrende Aufgaben können ebenfalls abgespeichert und bei Bedarf genutzt werden. (Mehr)

Mit der Zeiterfassung App ist auch eine Personaleinsatzplanung möglich, um Doppelbelegungen und andere Fehler zu vermeiden. Sowohl die interne Planung als auch die Mitteilung an alle Mitarbeiter kann über die App gesteuert werden. Die App kann als Kommunikationsmittel zwischen Büro und Mitarbeitern genutzt werden, sodass Schichtpläne dort digital veröffentlicht werden. (Mehr)

Mit der Zeiterfassung App werden die Arbeitszeiten digital erfasst. Mit nur einem Klick auf den Start-Button bei Beginn des Einsatzes und auf den Ende-Button bei Beendigung des Termins, wird die Arbeitszeit automatisch berechnet. Auch die Erfassung von Zeiten per QR-Code sowie das Aufnehmen von Fotos ist möglich. (Mehr)

Bei der Zeiterfassung per QR-Code nutzt jeder Mitarbeiter sein Smartphone zu Beginn und Ende einer Schicht zum Scannen eines QR-Codes, wodurch die Arbeitszeit automatisch erfasst wird. Dabei besteht auch die Möglichkeit, jeden QR-Code einem Kunden oder einem Objekt zuzuweisen. Ein QR-Code ist einfach mit nur einem Klick zu erstellen. (Mehr)

Das Hochladen von Fotos ist eine weitere Funktion der Zeiterfassung App. Oftmals ist zur Qualitätssicherung oder Dokumentation das Aufnehmen von Fotos nötig. Um die Fotos den richtigen Kunden, Einsatzorten und Mitarbeitern zuordnen zu können, ist in der App das Hinterlegen von Fotos zu bestimmten Terminen möglich. (Mehr)

Die Zeiterfassung App bietet eine einfache Terminübersicht. Hier können Mitarbeiter die jeweiligen Aufträge einsehen und sich zum Standort navigieren lassen. Einsätze, die in einem Team stattfinden, werden als solche angezeigt. Auch Checklisten mit verschiedenen Aufgaben für die jeweiligen Termine können angefertigt werden. (Mehr)

Die Trennung von tatsächlich erbrachter Arbeitszeit und Fahrtzeit ist vor allem für Mitarbeiter im Außeneinsatz äußerst wichtig. Mit der Zeiterfassung App ist dies ganz einfach möglich. Mit einem Klick wird die Fahrtzeit berechnet und von den Arbeitsstunden getrennt erfasst. (Mehr)

In der Zeiterfassung App kann außerdem eingetragen werden, welches Material bei einem Termin verbraucht wurde. So wird stets der Überblick über verbrauchte und vorhandene Ressourcen behalten. (Mehr)

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Gerne senden wir Ihnen eine kostenlose 30-tägige Testversion zu.

Was die Zeiterfassung App bietet

Ihre Daten werden DSGVO-konform bearbeitet und entsprechend geschützt.

Wir arbeiten stets transparent und informieren unsere Kunden regelmäßig über wichtige Neuigkeiten.

Wir bieten Ihnen einen 30-tägigen kostenlosen Testzugang, damit Sie Ihre individuellen Bedürfnisse bei der Zeiterfassung im Voraus bestimmen können. Die Testphase geht mit keinerlei Verpflichtungen einher.

Die gesetzlichen Anforderungen des EuGH-Urteils werden mit Nutzung der App automatisch erfüllt. Auch die Einhaltung des Arbeitszeitgesetzes wird durch die Zeiterfassung App berücksichtigt.

Die an die Zeiterfassung-App gekoppelte Software von stressfrei solutions kann flexibel gestaltet werden. Je nach Bedürfnis des jeweiligen Kunden werden bestimmte Module deaktiviert oder erweitert. Somit bezahlen Sie auch nur das, was Sie wirklich brauchen.

Unser Team steht Ihnen bei Fragen gerne per Mail oder Telefon zur Verfügung. Außerdem stellen wir unseren Kunden eine kostenlose Präsentation über die genauen Funktionen von App und Software bereit.

Was unsere Kunden sagen

Durch die App von stressfrei solutions haben wir all unsere Termine, Aufträge und Arbeitsstunden auf einen Blick. Die App verschafft nicht nur Transparenz, sondern erspart auch tagtäglich eine Menge Zeit.

Sophia Jones

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