Ist elektronische Zeiterfassung Pflicht?

Der EuGH-Beschluss von 2019 verpflichtet Arbeitsgeber dazu, ein vollständiges und objektives Zeiterfassungssystem einzuführen. Doch was bedeutet das genau?

Ist die elektronische Zeiterfassung Pflicht?

Die Pflicht zur Zeiterfassung ist zwar noch nicht im nationalen Gesetz verankert, jedoch hat das Arbeitsgericht Emden in einem Urteil vom Februar 2020 entschieden, dass die Einführung eines Zeiterfassungssystems auch ohne Tätigkeiten des deutschen Gesetzgebers verpflichtend ist. Damit soll vor allem vermieden werden, dass Arbeitnehmer nicht mehr als nötig arbeiten und deren Gesundheit geschützt wird. Es ist also empfehlenswert, ein solches System zeitnah einzuführen.

Bei der konkreten Umsetzung ist den Arbeitgebern dabei ein gewisser Spielraum gegeben. Das Zeiterfassungssystem muss nämlich nicht zwingend elektronisch sein. Auch Aufzeichnungen auf Papier sind zulässig. Was feststeht ist, dass der Arbeitgeber dazu verpflichtet ist, Beginn, Ende und Dauer der Arbeitszeit am Tag der Arbeitsleistung festzuhalten. Dabei besteht die Möglichkeit, die Pflicht der Zeiterfassung auf die Arbeitnehmer zu übertragen. Pausenzeiten sind dabei herauszurechnen. Die Verantwortung der Richtigkeit der Daten liegt jedoch nach wie vor beim Arbeitgeber.

Jetzt kostenlos testen!

Gerne senden wir Ihnen eine kostenlose 30-tägige Testversion zu.

Zeiterfassung elektronisch oder handschriftlich?

Die Frage, ob die elektronische Zeiterfassung Pflicht ist, ist damit beantwortet. Doch obwohl die elektronische Zeiterfassung keine Pflicht ist, ist sie doch der handschriftlichen Aufzeichnung der Arbeitszeit vorzuziehen. Stundenzettel gehen schnell verloren, werden nicht immer sorgfältig geführt und müssen meist auch noch in Excel-Tabellen übertragen werden. Das kostet Zeit und es kann schnell ein Fehler unterlaufen. Werden die Daten jedoch digital erfasst, ist eine gut organisierte und effiziente Arbeitszeiterfassung gegeben. Dabei sollte natürlich auf eine DSGVO-konforme Verarbeitung der Daten geachtet werden (Mehr). Die Mitarbeiter können beispielsweise eine App wie die Zeiterfassung App nutzen.

Dabei muss lediglich zu Beginn und Ende der Arbeitszeit auf den entsprechenden Button geklickt werden und die Arbeitszeit wird automatisch berechnet. Alternativ kann auch ein QR-Code gescannt werden, der verschiedenen Kunden oder Objekten zugeteilt werden kann. Die erbrachte Arbeitszeit kann dann ganz einfach in der Stundenübersicht eingesehen werden. Eine genaue Erfassung der Arbeitszeit kann auch zur Buchführung und Lohnabrechnung genutzt werden. Die Zeiterfassung App bietet eine Vielzahl von weiteren Funktionen, mit denen Ihr Arbeitsalltag erleichtert und effizienter gestaltet werden kann.

Die Funktionen der Zeiterfassung App

Die Zeiterfassung App ist vor allem für Unternehmen mit Mitarbeitern im Außeneinsatz hilfreich. Durch das aufwendige Aufzeichnen und Übertragen von Arbeitsstunden gehen viel Zeit und Energie verloren, die für die eigentlichen Unternehmensleistungen genutzt werden sollten. Unser Team ist stets daran interessiert, die beste Lösung für Ihr Unternehmen zu finden. Gerne gehen wir auf individuelle Wünsche und Anforderungen ein. Im Folgenden ist ein Überblick über die grundlegenden Funktionen der Zeiterfassung App aufgeführt.

Bei Bedarf kann in der Zeiterfassung App die GPS-Funktion aktiviert werden. Dabei wird beim Starten und Stoppen der Arbeitszeiterfassung der Standort der Mitarbeiter ermittelt. So ist ein klarer Arbeitsnachweis für Kunden und Vorgesetzte gegeben. (Mehr)
Die Mitarbeiter erhalten zu jeder Zeit Einsicht über die erbrachten Stunden. Dabei kann geprüft werden, welche Stunden bereits vom Büro bestätigt wurden und welche noch bestätigt werden müssen. Auch Urlaubszeiten, Krankheitstage und Überstunden können eingesehen werden. Die Stundenübersicht wird in der Zeiterfassung App automatisch für jeden Mitarbeiter erstellt und jederzeit abrufbar. (Mehr)
Bei Aufgaben mit vielen einzelnen Arbeitsschritten ist es sinnvoll, eine Checkliste zu hinterlegen. Diese Checkliste kann in der Zeiterfassung App zum Beispiel für ein bestimmtes Objekt erstellt werden. Wiederkehrende Aufgaben können ebenfalls abgespeichert und bei Bedarf genutzt werden. (Mehr)
Mit der Zeiterfassung App ist auch eine Personaleinsatzplanung möglich, um Doppelbelegungen und andere Fehler zu vermeiden. Sowohl die interne Planung als auch die Mitteilung an alle Mitarbeiter kann über die App gesteuert werden. Die App kann als Kommunikationsmittel zwischen Büro und Mitarbeitern genutzt werden, sodass Schichtpläne dort digital veröffentlicht werden. (Mehr)
Mit der Zeiterfassung App werden die Arbeitszeiten digital erfasst. Mit nur einem Klick auf den Start-Button bei Beginn des Einsatzes und auf den Ende-Button bei Beendigung des Termins, wird die Arbeitszeit automatisch berechnet. Auch die Erfassung von Zeiten per QR-Code sowie das Aufnehmen von Fotos ist möglich. (Mehr)
Bei der Zeiterfassung per QR-Code nutzt jeder Mitarbeiter sein Smartphone zu Beginn und Ende einer Schicht zum Scannen eines QR-Codes, wodurch die Arbeitszeit automatisch erfasst wird. Dabei besteht auch die Möglichkeit, jeden QR-Code einem Kunden oder einem Objekt zuzuweisen. Ein QR-Code ist einfach mit nur einem Klick zu erstellen. (Mehr)
Das Hochladen von Fotos ist eine weitere Funktion der Zeiterfassung App. Oftmals ist zur Qualitätssicherung oder Dokumentation das Aufnehmen von Fotos nötig. Um die Fotos den richtigen Kunden, Einsatzorten und Mitarbeitern zuordnen zu können, ist in der App das Hinterlegen von Fotos zu bestimmten Terminen möglich. (Mehr)
Die Zeiterfassung App bietet eine einfache Terminübersicht. Hier können Mitarbeiter die jeweiligen Aufträge einsehen und sich zum Standort navigieren lassen. Einsätze, die in einem Team stattfinden, werden als solche angezeigt. Auch Checklisten mit verschiedenen Aufgaben für die jeweiligen Termine können angefertigt werden. (Mehr)
Die Trennung von tatsächlich erbrachter Arbeitszeit und Fahrtzeit ist vor allem für Mitarbeiter im Außeneinsatz äußerst wichtig. Mit der Zeiterfassung App ist dies ganz einfach möglich. Mit einem Klick wird die Fahrtzeit berechnet und von den Arbeitsstunden getrennt erfasst. (Mehr)
In der Zeiterfassung App kann außerdem eingetragen werden, welches Material bei einem Termin verbraucht wurde. So wird stets der Überblick über verbrauchte und vorhandene Ressourcen behalten. (Mehr)

Überzeugen Sie sich selbst von den Vorteilen der elektronischen Zeiterfassung! Wir stellen Ihnen gerne einen 30-tägigen Testzugang zur Verfügung, mit dem Sie alle Funktionen der App ausprobieren können. Die Testversion ist kostenlos und geht mit keinerlei Verpflichtungen einher.

Was unsere Kunden sagen

Durch die App von stressfrei solutions haben wir all unsere Termine, Aufträge und Arbeitsstunden auf einen Blick. Die App verschafft nicht nur Transparenz, sondern erspart auch tagtäglich eine Menge Zeit.

Sophia Jones

Noch Fragen?

Haben Sie Fragen? Dann kontaktieren Sie uns gerne telefonisch oder per E-Mail:

Roggenmarkt 15/16, 48143 Münster

+49 (0) 251 / 93266751

info@zeiterfassung-app.com